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フリーアドレス「基本のキ」。
メリットとデメリットを考える

2021/07/21

右から 杉本卓、稲田勇祐、堤久芳(UI/UX・HR Techサービスライン)

政府の推奨やコロナ禍の影響から在宅勤務やテレワークが急速に普及し、オフィスの在り方が再考されるにつれ、弊社へのフリーアドレス導入に関する相談も増えています。東京では年明けの1月、4月に続いて7月にも緊急事態宣言が発出されため、今後の働き方やオフィスの使い方にさらなる変化が生じる可能性は大きいと思われます。そこで今回は、ますます増加が予想されるフリーアドレスの基本を確認しておきましょう。

固定席のないオフィスということ

UI/UX・HR Techサービスラインの堤は、ここ数か月、オフィスの引っ越しやフリーアドレス化を検討しているというお客様の声をよく耳にすると言います。昨年はいったん感染陽性者数が減った時期があったため、収束を期待して勤務形態やオフィス環境の大幅な変更を見合わせていた企業も、コロナ禍の長期化が判明した年明けから、2021年度の予算の組み直し、オフィスの移転や勤務形態の変更を検討しているというのです。では、多くの企業で導入を検討しているフリーアドレスのメリットとは、何なのでしょうか。もちろんフリーアドレスに向かない業種や職種もあるので、ここでは導入に向く業種や職種にとって、という前提で話を進めます。

自由闊達な交流は
個人と組織の成長につながる

導入した企業が享受しているメリットを大きく3つに分けて紹介しましょう。まず「コストの削減とスペース効率の向上」が図れること。従業員全員の席を用意しないのだから、必要とするオフィス面積は確実に縮小できます。となれば、言うまでもなく経費の削減につながります。これまで固定席を設置していた空間をそのまま確保しておくなら、ミーティングスペースやレクリエーションエリア、あるいは社外との協業スペースなどに有効活用できます。コスト削減は一番分かりやすいメリットだといえるでしょう。次に「コミュニケーションの活性化」。これがもっとも重要視されていることかもしれません。席が固定されていなければ、これまで話す機会の少なかった他部署メンバーとの交流機会がぐんと増えます。部署や部門を越えて従業員同士がコミュニケーションを取ることで、新たな発見やアイデアが生まれ、思いがけない成果を得られる可能性は大きいでしょう。それが結果的に生産性の向上につながるわけです。プロジェクトにおいても同じ目標やゴールを共有できれば、モチベーションを維持することができ、成功する確率は格段に上がります。わざわざ会議室の空きを確認して予約しておかなくても、空いている席を利用すればすぐにでもミーティングができるのだから、時間のロスもストレスもありません。また、自由な座席での業務は、気持ちをリフレッシュさせる効果があることから、メンタルヘルス対策にもなるしストレスケアにも有効です。

そして、3つ目のメリットがその日するべきことに見合った“時”と“場所”を選ぶという行為が「自律的行動力の強化」につながるという点です。毎日決まった席で仕事を始めるのと、その日の業務内容を考えて席を選択ことから始めるのとでは思考回路への刺激が異なります。これからはどのような勤務形態にしろ、環境変化のスピードに適応し、顧客の多様なニーズに応えられる応用力がますます必要になります。それには常に自律的な思考がモノをいうはずです。自律的行動力はすぐに数値化できませんが、コミュニケーションの活性化から生まれる成果同様、個人にも組織にもプラスに作用することは間違いありません。

導入前の心配のあれこれ

このようにメリットばかりに思えますが、それでも導入に消極的だ、あるいは導入したけれどうまく機能していないというケースがあります。それはフリーアドレスのデメリットというより、課題の解消方法が見つかっていないだけなのではないでしょうか。導入前の従業員の不安として「近くに座った他部署のメンバーとコミュニケーションが取れるのはいいが、周囲の会話や雑音が気になって仕事に集中できないのではないか」というものがありました。これに対しては、業務目的にあったタイプ別の席、たとえば集中したいときは会話を控える個別席、チームで話し合いも必要だと思われる場合はメンバーが集まれる座席選択ができるようなシステムを導入すれば解決できます。当社が提供している「Office DARTS」はその課題解消に最適なシステムです。ソーシャルディスタンスを確保した座席指定も可能ですし、利用ログが取得できるため行動履歴も追えます。コロナ禍の今だからこそ発揮される心強い機能です。

次に「資料や書類、私物などはどうするのか」という疑問。これは個人用キャビネットを設置することでクリアできます。個人用キャビネットから仕事に必要なものだけを取り出し、業務終業時にそれらをキャビネットに片付けるというスタイルです。フリーアドレスでは、書類や紙の資料は電子化してネットワークで共有するようになるため、ペーパーレス化はますます進みます。ペーパーレス化は印刷や書類の維持管理費の削減だけでなく、書類の紛失や盗難防止といったセキュリティリスクの防止にも有効です。さらにデスクにはパソコンや必要最小限の書類しか置かないので、オフィス内は常に整頓され、美化が保たれるという利点も付加されます。

課題解消の選択肢はいくつもある

では、導入後もっとも多かった問題は?というと、それが席の固定化でした。席はどこでも自由に選んでいいはずなのに、いつも同じ席についてしまう。そして「いつもあの人が座っているから、今は空いているけれど先に座っては悪いのではないか」と周囲も気を回し、結局、席が固定化されていくわけです。また、上司が昔ながらのオフィスワークを求め、自分の近くの席にいるように強要するケースもあります。これではせっかくのフリーアドレスのメリットが生かせません。「Office DARTS」にはタイプ別の席をランダムに選ぶ機能があります。この機能を使うと座席の固定化を回避することができます。そして、次によく聞く導入後の課題は「どこに誰が座っているのか分からないので、在席確認ができない」という点です。部署ごとに従業員がまとまっていないため、スピーディな在席確認だけでなく、指導や勤怠管理といったマネジメントがやりにくくなったという意見がありました。「Office DARTS」には、すぐに確認可能な座席表機能が備わっています。こういったツールを利用することで、この課題も解消できることでしょう。

フリーアドレスが増加傾向にあることを、堤は次のように説明しました。「固定席がなくても、業務を廻すことが出来ると、認知され始めたからじゃないでしょうか。逆に非効率な部分も明らかになってきて、それをITツールで補う方法も分かってきました。思ったより何とかなってしまうものだと、私もそれは多いに実感しています」

ただし同じ業種でも企業によって理念やワークスタイルは異なります。在席率やテレワーク率も部門やグループごとに差があるため、フリーアドレスが適しているか、適していないかは判断に迷うところもあるでしょう。フリーアドレスはあくまでも、より従業員が働きやすくするための手段のひとつです。課題が浮上したら、その都度「何のためのフリーアドレスか」という原点に立ち返りつつ解決策を講じていけば、各社それぞれに最適な働き方改革が進められるのではないでしょうか。

※インタビュー時はマスクを着用し、ソーシャルディスタンスを確保しております。

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